Pour remplir un livre des recettes d’auto-entrepreneur, il faut noter chaque somme encaissée, dans l’ordre chronologique, avec son montant, le client, le mode de règlement et la référence de la facture. Voici les mentions obligatoires, et comment enregistrer une recette en quelques secondes avec l’application Livre des recettes, même au moment de l’encaissement.
Que doit contenir un livre des recettes ?
Le livre des recettes liste, dans l’ordre chronologique, toutes les sommes encaissées pour votre activité. Pour chaque recette, il doit indiquer les mentions obligatoires suivantes :
- Le montant et l’origine de la recette : combien vous avez encaissé, et de quel client.
- Le mode de règlement : espèces, chèque, carte, virement…
- La référence des pièces justificatives : en général le numéro de la facture. Cette mention n’est pas exigée pour les professions libérales.
Les ventes au détail et les services aux particuliers de moins de 76 € peuvent être notés globalement en fin de journée, sans le détail de chaque client. Le livre des recettes peut être tenu sur papier ou sur un logiciel, et se conserve 10 ans. Selon votre activité, un registre des achats est aussi obligatoire : vous pouvez le tenir avec les dépenses de l’application, à partir de la version Plus.
Remplir son livre des recettes avec l’application
Livre des recettes est une application de comptabilité pensée pour les auto-entrepreneurs : chaque recette que vous enregistrez remplit votre livre des recettes, et l’application calcule votre chiffre d’affaires, votre TVA et les montants à déclarer à l’URSSAF. Elle fonctionne sur iPhone, iPad, Mac, Android et dans votre navigateur.
Ouvrez l’onglet Recettes en bas de l’écran, puis appuyez sur Nouvelle recette.
Le formulaire qui s’ouvre reprend les mentions du livre des recettes. Voici comment remplir chaque champ.
Date d’encaissement
C’est la date à laquelle vous avez reçu l’argent, et non la date de la facture ni celle à laquelle le client a lancé un virement. Elle est réglée par défaut sur aujourd’hui, et peut être antérieure, mais jamais dans le futur. Avec l’option Garder la dernière date par défaut, le formulaire reprend la date de la recette précédente, pratique pour saisir plusieurs recettes d’un même jour.
Référence
La référence identifie la recette, le plus souvent par le numéro de la facture. L’application refuse deux recettes avec la même référence, pour éviter les doublons.
À partir de la version Plus, le bouton à droite du champ propose une référence automatique, calculée à partir de la référence de votre dernière recette : appuyez sur Utiliser pour la reprendre. Ce bouton s’affiche avec l’option Proposer une référence automatique.
Client
Dès les premières lettres, le champ Client propose vos clients existants. Pour un nouveau client, choisissez Nouveau client dans la liste : il sera proposé la prochaine fois. Si vous encaissez surtout des particuliers sans les nommer, un client par défaut remplit le champ pour vous.
Nature de la vente
La nature de la vente décrit ce que vous avez vendu ou la prestation réalisée. Le champ fonctionne comme le champ Client : il propose les natures déjà utilisées, et une nature de la vente par défaut peut être définie dans les paramètres.
Catégorie et catégorie URSSAF
La catégorie classe vos recettes selon vos propres activités, pour suivre votre chiffre d’affaires par catégorie. Elle apparaît dès que vous avez défini des catégories dans les paramètres : deux avec la version Start, sans limite avec les versions Plus et Business.
La catégorie URSSAF (ventes de marchandises, prestations de services commerciales ou artisanales, autres prestations de services) détermine le taux de vos cotisations. Bien la choisir garantit des montants justes au moment de déclarer votre chiffre d’affaires. Une catégorie URSSAF par défaut évite de la choisir à chaque fois.
Montant encaissé, TVA et mode de règlement
Saisissez le montant encaissé TTC. Si vous facturez la TVA, choisissez le taux TVA : le montant de TVA et le montant HT se calculent tout seuls. Pour une recette qui mélange plusieurs taux, choisissez Saisir la TVA manuellement et indiquez le montant de TVA vous-même. En franchise de TVA, désactivez la gestion de la TVA : le formulaire ne demande plus que le montant.
Choisissez enfin le mode de règlement, ou définissez un mode de règlement par défaut.
Note et justificatifs
La note, facultative, garde une information utile sur la recette. Avec la version Business, Ajouter un justificatif joint une photo ou un PDF à la recette, par exemple la facture : un trombone le signale ensuite dans la liste.
Enregistrer la recette
Appuyez sur le bouton d’enregistrement en haut à droite du formulaire : la recette s’ajoute à la liste, et votre chiffre d’affaires est mis à jour. Vous pouvez la modifier à tout moment, et l’application garde l’historique de chaque modification.
La version Start, gratuite, permet d’enregistrer 20 recettes par mois. Le formulaire vous prévient quand vous approchez de cette limite, et les versions Plus et Business n’en ont pas.
Gagner du temps à chaque saisie
- Les valeurs par défaut : client, nature de la vente, catégorie URSSAF, taux de TVA et mode de règlement se règlent dans les paramètres des recettes, et le formulaire arrive déjà rempli.
- La duplication : avec la version Plus, dupliquez une recette existante et ne changez que ce qui diffère.
- La saisie au moment de l’encaissement : sur votre téléphone, une recette s’enregistre en quelques secondes, devant le client.
Si la recette ne s’enregistre pas
Si un champ obligatoire est vide ou incorrect, l’application l’indique en rouge sous le champ concerné : complétez-le, puis enregistrez de nouveau.
Si la recette ne s’enregistre toujours pas, vérifiez votre connexion internet, nécessaire pour enregistrer vos données. En cas de problème, envoyez un message depuis l’application (Paramètres, puis Envoyer un message) ou par e-mail à contact@livre-des-recettes.com, si possible avec une capture d’écran.
Sources
- Obligations comptables du micro-entrepreneur, Service Public Entreprendre
